Инструменты планирования
Приводим команду к балансу
О тайм-менеджменте написано очень много. В этой статье мы предлагаем взглянуть на проблему системно и проанализировать, что можно сделать, чтобы планирование было грамотным, сроки выполнения задач – реальными, а усталость – минимальной.
Что такое тайм-менеджмент?
По сути тайм-менеджмент – это ваши действия с задачами, результатом которых станет увеличение количества свободного времени либо меньшее количество времени, затраченного на задачу. Сотрудник получает набор разнообразных задач: У каждой есть объем, срок выполнения, который может быть либо четко обозначенным, либо варьировать в пределах каких-то дат; задача может быть важной, и понятно, что без нее сложно продвинуться дальше, но она не столь срочная, либо вам назначено к исполнению много одинаковых мелких задач. Вдруг в разгар вашей работы прилетела какая-то супер-важная и супер-срочная... Вы не знаете, с чего начать, как выстроить работу. Результат – отсутствие энергии в конце дня, приводящее к появлению синдрома хронической усталости, что, в свою очередь, приводит к стрессу и эмоциональному выгоранию.
Что такое тайм-менеджмент?
По сути тайм-менеджмент – это ваши действия с задачами, результатом которых станет увеличение количества свободного времени либо меньшее количество времени, затраченного на задачу. Сотрудник получает набор разнообразных задач: У каждой есть объем, срок выполнения, который может быть либо четко обозначенным, либо варьировать в пределах каких-то дат; задача может быть важной, и понятно, что без нее сложно продвинуться дальше, но она не столь срочная, либо вам назначено к исполнению много одинаковых мелких задач. Вдруг в разгар вашей работы прилетела какая-то супер-важная и супер-срочная... Вы не знаете, с чего начать, как выстроить работу. Результат – отсутствие энергии в конце дня, приводящее к появлению синдрома хронической усталости, что, в свою очередь, приводит к стрессу и эмоциональному выгоранию.
Повышение производительности
Вот некоторые инструменты, которые можно внедрять в работу для повышения своей производительности:
- Хранилище задачЕдиное пространство, в которое вы будете заносить все планируемые дела, а также свои идеи. Если вы запишете большинство дел, значит, они не уйдут из вашего поля зрения, и есть шанс воплотить их в жизнь.
- Распределение задачРаспределение задач по категориям позволяет понимать, как обрабатывать ту или иную задачу, потому что сразу ясен контекст. Это может быть деление по одношаговым/многошаговым, актуальным/неактуальным задачам. Наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих ее явлений. Если контекст ясен, ясно и решение. Если же контекст не ясен, мозгу приходится каждый раз создавать этот контекст, что увеличивает время на обдумывание, а то и порождает желание вовсе не делать.
- Иерархия задачБольшинство целей, которых нам нужно достигнуть, невозможно достигнуть сразу. Вначале нужно прийти к промежуточной цели, выполняя шаги последовательно. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели. Когда вы шаг за шагом продумаете выполнение задачи, то сможете понять, какую работу и когда сможете выполнить, и ваше планирование будет привязано к текущей реальности.
- Детализация задачЭто эффективный инструмент, позволяющий реально оценить объем работ и требуемых ресурсов для успешного их выполнения.
Например, можно расписать задачу по значимым действиям, по конкретным действиям или по возможным шагам. - Приоритизация задачПосле того, как вы детально все расписали, нужно понять, какие из задач необходимо выполнить в первую очередь. Ориентируйтесь на то, какие действия дадут на выходе больше ресурсов (это могут быть не только деньги, но и статус или ключи к решению стратегических задач).
- Группировка задачПонятно, что однотипные задачи лучше выполнить, не отвлекаясь на что-то другое. Группируйте задачи по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, вместе с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести выполняемой работы.
- Делегирование задачПодумайте над тем, какие задачи и каким образом можно делегировать другим. Это может сэкономить ваше время при условии, что коллеги выполнят работу не хуже вас. Помните о том, что выполнение ими работы вам в любом случае нужно будет контролировать.
- Обзор задачЭто больше касается долгосрочного планирования. Пробежавшись по своим задачам, вы поймете, насколько вы идете по графику, а также сможете скорректировать планы с учетом изменившихся обстоятельств.
- Фокусировка на задачеКогда вы погружены в определенную деятельность, ваш мозг на нее настроен, потому что нет отвлекающих факторов. Это поможет выполнить ее быстрее. Чтобы использовать этот инструмент в полной мере, попросите коллег не отвлекать вас в течение определенного времени. Также отключите на это время все уведомления в телефоне.
- Календарь событийЭто один из самых распространенных инструментов. Записывая все события с привязкой к дате и времени, вы сможете готовиться к важным датам заранее, не теряя ресурс.
- Список ежедневных делЕсли вы знаете, что нужно сделать именно сегодня, и эта информация собрана в одном месте, вам не нужно строить план на день, и внутренне вы более спокойны. К тому же, это избавляет вас от самобичевания и самоунижения. Список дел можно вести привычным для вас способом: держать дела в голове, писать в бумажном блокноте, или пользоваться электронными сервисами. Вы будете точно знать, какой объем работы вам предстоит сделать за день.
- НапоминанияНаш мозг часто не справляется с количеством информации, которую нужно помнить. Причина – не плохая память, а концентрация на одной задаче. Это неплохо, но по этой причине можно упустить другие дела. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.
Как внедрить инструменты в работу?
Прежде всего, нужно помнить, что вы можете взять на вооружение те из приведенных инструментов, которые будут удобны именно вам в зависимости от решаемых вами задач, алгоритма работы, количества коллег, с которыми взаимодействуете. Такие инструменты как список дел и напоминания давно стали неотъемлемой частью рабочих будней каждого. Возможно, вы подберете для себя еще несколько полезных инструментов.
Прежде всего, нужно помнить, что вы можете взять на вооружение те из приведенных инструментов, которые будут удобны именно вам в зависимости от решаемых вами задач, алгоритма работы, количества коллег, с которыми взаимодействуете. Такие инструменты как список дел и напоминания давно стали неотъемлемой частью рабочих будней каждого. Возможно, вы подберете для себя еще несколько полезных инструментов.
Ваш подход в планировании
Лучшим помощником для комбинирования инструментов станет приложение, установленное на компьютер или смартфон. На рынке представлено множество вариантов, и вы легко подберете для себя что-то подходящее. И помните: лучший менеджер вашего времени — это вы сами. От того, какой подход в планировании вы выберете, во многом зависит ваша производительность и ваше общее состояние.