На сайте ведутся технические работы
Инструменты планирования
Приводим команду к балансу
О тайм-менеджменте написано очень много. В этой статье мы предлагаем взглянуть на проблему системно и проанализировать, что можно сделать, чтобы планирование было грамотным, сроки выполнения задач – реальными, а усталость – минимальной.
Что такое тайм-менеджмент?
По сути тайм-менеджмент – это ваши действия с задачами, результатом которых станет увеличение количества свободного времени либо меньшее количество времени, затраченного на задачу. Сотрудник получает набор разнообразных задач: У каждой есть объем, срок выполнения, который может быть либо четко обозначенным, либо варьировать в пределах каких-то дат; задача может быть важной, и понятно, что без нее сложно продвинуться дальше, но она не столь срочная, либо вам назначено к исполнению много одинаковых мелких задач. Вдруг в разгар вашей работы прилетела какая-то супер-важная и супер-срочная... Вы не знаете, с чего начать, как выстроить работу. Результат – отсутствие энергии в конце дня, приводящее к появлению синдрома хронической усталости, что, в свою очередь, приводит к стрессу и эмоциональному выгоранию.
Повышение производительности
Вот некоторые инструменты, которые можно внедрять в работу для повышения своей производительности
- Хранилище задачЕдиное пространство, в которое вы будете заносить все планируемые дела, а также свои идеи. Если вы запишете большинство дел, значит, они не уйдут из вашего поля зрения, и есть шанс воплотить их в жизнь.
- Распределение задачРаспределение задач по категориям позволяет понимать, как обрабатывать ту или иную задачу, потому что сразу ясен контекст. Это может быть деление по одношаговым/многошаговым, актуальным/неактуальным задачам. Наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих ее явлений. Если контекст ясен, ясно и решение. Если же контекст не ясен, мозгу приходится каждый раз создавать этот контекст, что увеличивает время на обдумывание, а то и порождает желание вовсе не делать.
- Иерархия задачБольшинство целей, которых нам нужно достигнуть, невозможно достигнуть сразу. Вначале нужно прийти к промежуточной цели, выполняя шаги последовательно. Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели. Когда вы шаг за шагом продумаете выполнение задачи, то сможете понять, какую работу и когда сможете выполнить, и ваше планирование будет привязано к текущей реальности.
- Детализация задачЭто эффективный инструмент, позволяющий реально оценить объем работ и требуемых ресурсов для успешного их выполнения.
Например, можно расписать задачу по значимым действиям, по конкретным действиям или по возможным шагам. - Приоритизация задачПосле того, как вы детально все расписали, нужно понять, какие из задач необходимо выполнить в первую очередь. Ориентируйтесь на то, какие действия дадут на выходе больше ресурсов (это могут быть не только деньги, но и статус или ключи к решению стратегических задач).
- Группировка задачПонятно, что однотипные задачи лучше выполнить, не отвлекаясь на что-то другое. Группируйте задачи по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, вместе с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести выполняемой работы.
- Делегирование задачПодумайте над тем, какие задачи и каким образом можно делегировать другим. Это может сэкономить ваше время при условии, что коллеги выполнят работу не хуже вас. Помните о том, что выполнение ими работы вам в любом случае нужно будет контролировать.
- Обзор задачЭто больше касается долгосрочного планирования. Пробежавшись по своим задачам, вы поймете, насколько вы идете по графику, а также сможете скорректировать планы с учетом изменившихся обстоятельств.
- Фокусировка на задачеКогда вы погружены в определенную деятельность, ваш мозг на нее настроен, потому что нет отвлекающих факторов. Это поможет выполнить ее быстрее. Чтобы использовать этот инструмент в полной мере, попросите коллег не отвлекать вас в течение определенного времени. Также отключите на это время все уведомления в телефоне.
- Календарь событийЭто один из самых распространенных инструментов. Записывая все события с привязкой к дате и времени, вы сможете готовиться к важным датам заранее, не теряя ресурс.
- Список ежедневных делЕсли вы знаете, что нужно сделать именно сегодня, и эта информация собрана в одном месте, вам не нужно строить план на день, и внутренне вы более спокойны. К тому же, это избавляет вас от самобичевания и самоунижения. Список дел можно вести привычным для вас способом: держать дела в голове, писать в бумажном блокноте, или пользоваться электронными сервисами. Вы будете точно знать, какой объем работы вам предстоит сделать за день.
- НапоминанияНаш мозг часто не справляется с количеством информации, которую нужно помнить. Причина – не плохая память, а концентрация на одной задаче. Это неплохо, но по этой причине можно упустить другие дела. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.
Как внедрить инструменты в работу?
Прежде всего, нужно помнить, что вы можете взять на вооружение те из приведенных инструментов, которые будут удобны именно вам в зависимости от решаемых вами задач, алгоритма работы, количества коллег, с которыми взаимодействуете. Такие инструменты как список дел и напоминания давно стали неотъемлемой частью рабочих будней каждого. Возможно, вы подберете для себя еще несколько полезных инструментов.
Ваш подход в планировании
Лучшим помощником для комбинирования инструментов станет приложение, установленное на компьютер или смартфон. На рынке представлено множество вариантов, и вы легко подберете для себя что-то подходящее. И помните: лучший менеджер вашего времени – это вы сами. От того, какой подход в планировании вы выберете, во многом зависит ваша производительность и ваше общее состояние.