Итак, после проведения собеседования совместно с HR вы приняли решение о том, что ваша команда через неделю пополнится новым сотрудником. Очень важно, чтобы процесс адаптации прошел безболезненно как для самого сотрудника, так и для команды. Какие проблемы могут возникнуть, если не уделить этому должного внимания?
Взаимодействие коллег с новичком не будет выстроено оперативно, в результате пострадает бизнес-процесс.
Работа нового сотрудника начнется со стресса, потому что он не будет знать, к примеру, к кому обращаться по основным вопросам. Он ощутит себя покинутым, это испортит впечатление от первого рабочего дня.
Не зная о традициях коммуникации в команде, новый коллега может не вписаться в коллектив, стать «белой вороной», изгоем.
Также он может стесняться задавать вопросы, потому что не будет уверен, в каком объеме можно выяснять рабочие моменты. Результат – он не сразу поймет пулл своих задач, будет испытывать дискомфорт, в то время как вся команда будет ожидать от него определенных действий, а он даже не сможет понять, каких именно.
Этот список можно продолжать. Но давайте попробуем составить реальный план действий.
- Направьте приветственное письмоАдаптация нового сотрудника начинается с приветственного письма, которое желательно отправить за 3 дня до его выхода на работу. В письмо нужно включить базовую информацию и важные детали о первом рабочем дне.
- Объясните, как действовать по прибытии в офисРасскажите где поставить автомобиль, как найти офис, к кому обратиться, если нужна помощь.
Даже если не существует определенного стиля одежды, напишите об этом. Тогда сотрудник не будет волноваться о дресс-коде. - Напишите письмо с необходимой информацией для работыПо возможности ознакомьте коллегу с расписанием первого рабочего дня.
Если сотрудник будет работать удаленно, включите в письмо информацию о том, когда он получит рабочее оборудование и доступы к корпоративным сервисам. Также можете приложить список членов вашей команды: ФИО, должности, контакты, указание, по каким вопросам можно обращаться.
Совет: Не пишите письмо в сухом стиле. Пусть его общий тон будет дружелюбным. - Подготовьтесь к приходу нового коллеги в офисПервый рабочий день
На стол нового сотрудника можно положить так называемый приветственный набор. Это могут быть списки с указанием всех необходимых контактов, политики компании. Приветственный набор несет две важные функции: вновь прибывшему будет, чем заняться в самом начале дня, пока организация его работы еще не закончена, и он сможет более подробно ознакомиться с правилами жизни компании. - Познакомьте команду с коллегойОтправьте рассылку на команду, поприветствуйте коллегу, попросите его заранее написать несколько слов о себе, включите текст в свое сообщение.
- Закрепите наставника по адаптацииНа первое время прикрепите к нему кого-то из опытных коллег в качестве наставника. Речь не идет о наставничестве в классическом понимании. Здесь наставник – проводник и помощник. Он покажет, где находится бухгалтерия, отдел кадров или столовая, предложит новому члену команды пойти вместе на обед, введет в курс рабочих дел.
- Погрузите новичка в работуИтак, пора превращать новичка в полноценную рабочую единицу.
Погружайте коллегу в суть действующего проекта постепенно. Это не значит, что он будет неделями вникать в процессы. Но плавность здесь очень важна, потому что человек в любом случае испытывает стресс при переходе на новую работу. Если его сразу окунуть в проект с головой, уровень стресса возрастет. Спланируйте несколько этапов погружения. - Предоставьте базу знанийВ список важных документов, речь о которых шла выше, обязательно включите ссылку на базу знаний. Ее изучение очень поможет понять тонкости работы.
Не оставляйте коллегу один на один с массивом новой информации. Если у вас нет возможности подсказать что-то самому, попросите членов команды оказывать помощь, например, в течение первой недели работы новичка. - Отвечайте на все вопросы новичкаКак построить совместную работу, чтобы новому коллеге было комфортно выполнять свои профессиональные обязанности?
Всегда отвечайте сотруднику на вопросы, касающиеся его профессиональных обязанностей.
Новичок может бояться показаться некомпетентным. Он не будет задавать вопросов, попытается до всего дойти сам. Но ответы на вопросы он может не найти, а спросить потом сочтет неудобным. Поэтому дайте ясно понять, что вы как руководитель готовы отвечать на вопросы. - Будьте открыты и доброжелательныК примеру, объясните механизм начисления премии, расскажите, какие ситуации могут спровоцировать конфликты с коллегами.
- Обучайте новых сотрудниковУзнайте у HR о возможностях в обучении. Составьте план развития сотрудника, включающий прохождение обязательных курсов на портале, дополнительного обучения по soft и hard skills и работу с наставником.
- Проводите встречи 1:1Делайте это регулярно. Говорите об успехах, разбирайте ошибки. Это важно как для новика, так и для уже опытных членов команды